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A comprehensive guide to Spanish workplace vocabulary, covering common terms for offices, jobs, meetings, and more to help you navigate professional environments with confidence.

Navigating workplace conversations is easier with the right vocabulary. This guide covers the most common Spanish words and phrases used in offices, meetings, and everyday work situations. From job titles to essential objects, you’ll build a solid foundation for professional communication.

Office Locations

Understanding how to describe different parts of an office is key to following directions and talking about your workspace.
  1. la oficina - the office
Trabajo en la oficina todos los días. I work in the office every day.
  1. la sala de reuniones - the meeting room
La reunión es en la sala de reuniones. The meeting is in the meeting room.
  1. la recepción - the reception
La recepción está al lado de la entrada. The reception is next to the entrance.
  1. el escritorio - the desk
Mi escritorio está junto a la ventana. My desk is next to the window.
  1. la cocina - the kitchen
Vamos a la cocina a tomar café. Let’s go to the kitchen to have coffee.
  1. el pasillo - the hallway
El baño está al final del pasillo. The bathroom is at the end of the hallway.
  1. el ascensor - the elevator
Tomamos el ascensor hasta el quinto piso. We take the elevator to the fifth floor.
  1. la oficina principal - the main office
La oficina principal está en otro edificio. The main office is in another building.
  1. el cubículo - the cubicle
Trabajo en un cubículo pequeño. I work in a small cubicle.
  1. la sala de descanso - the break room
La sala de descanso tiene una mesa de ping-pong. The break room has a ping-pong table.

La reunión es en ___ .


Where is 'la sala de reuniones'?


la sala de reuniones
La sala de reuniones is the meeting room, where meetings take place.

Common Work Objects

These are everyday items you’ll find on desks and in offices. Knowing their names helps you ask for or describe what you need.
  1. la computadora / el ordenador - the computer
Apaga la computadora antes de salir. Turn off the computer before leaving.
  1. el teclado - the keyboard
Mi teclado está sucio. My keyboard is dirty.
  1. el ratón - the mouse
No encuentro el ratón. I can’t find the mouse.
  1. la impresora - the printer
La impresora está sin papel. The printer is out of paper.
  1. el papel - the paper
Necesito más papel para la impresora. I need more paper for the printer.
  1. el bolígrafo / la pluma - the pen
¿Tienes un bolígrafo? Do you have a pen?
  1. el cuaderno - the notebook
Anoto todo en mi cuaderno. I write everything in my notebook.
  1. el teléfono - the phone
Contesta el teléfono, por favor. Answer the phone, please.
  1. el correo electrónico - the email
Te envié un correo electrónico esta mañana. I sent you an email this morning.
  1. la carpeta - the folder
Guarda los documentos en la carpeta azul. Save the documents in the blue folder.

¿Tienes un ___?


What item is 'el bolígrafo'?


bolígrafo
El bolígrafo is a pen; cuaderno is a notebook, papel is paper, and teléfono is phone.

Job Titles

Below are common job titles you’ll hear in many Spanish-speaking workplaces. Using the correct title shows respect and helps you identify who does what.
  1. el / la gerente - the manager
La gerente está en una reunión. The manager is in a meeting.
  1. el / la secretario(a) - the secretary
La secretaria organizó la agenda. The secretary organized the schedule.
  1. el / la vicepresidente(a) - the vice president
El vicepresidente viaja a México mañana. The vice president is traveling to Mexico tomorrow.
  1. el / la director(a) - the director
La directora tomó la decisión final. The director made the final decision.
  1. el / la asistente - the assistant
Mi asistente confirmó la cita. My assistant confirmed the appointment.
  1. el / la empleado(a) - the employee
Los empleados tienen un descanso a las 3 p.m. The employees have a break at 3 p.m.
  1. el / la jefe(a) - the boss
Mi jefe es muy estricto. My boss is very strict.
  1. el / la becario(a) - the intern
La becaria está aprendiendo mucho. The intern is learning a lot.
  1. el / la contador(a) - the accountant
El contador revisó los números. The accountant checked the figures.
  1. el / la vendedor(a) - the salesperson
La vendedora cerró una gran venta. The salesperson closed a big deal.

Meeting Vocabulary

Meetings are a big part of workplace life. These terms will help you follow agendas, take notes, and participate confidently.
  1. la reunión - the meeting
La reunión empieza a las 10 a.m. The meeting starts at 10 a.m.
  1. la agenda - the agenda
¿Cuál es la agenda de hoy? What is today’s agenda?
  1. el informe - the report
El informe debe estar listo mañana. The report must be ready tomorrow.
  1. el minuto - the minute (notes)
Ella toma los minutos de la reunión. She takes the meeting minutes.
  1. el proyecto - the project
Trabajamos en un nuevo proyecto. We are working on a new project.
  1. la presentación - the presentation
Tengo que preparar una presentación. I have to prepare a presentation.
  1. el presupuesto - the budget
El presupuesto fue aprobado. The budget was approved.
  1. el plazo - the deadline
El plazo para entregar es el viernes. The deadline for submission is Friday.
  1. la tarea - the task
¿Quién tiene la tarea de enviar el correo? Who has the task of sending the email?
  1. el acuerdo - the agreement
Llegamos a un acuerdo en la reunión. We reached an agreement in the meeting.

Work Actions

These verbs describe common workplace activities. Pair them with new vocabulary to build complete sentences.
  1. trabajar - to work
Trabajo ocho horas al día. I work eight hours a day.
  1. enviar - to send
Envío el informe por correo. I send the report by email.
  1. reunirse - to meet
Nos reunimos cada lunes. We meet every Monday.
  1. llamar - to call
Llamé al cliente esta mañana. I called the client this morning.
  1. concluir - to conclude
Concluimos el proyecto ayer. We concluded the project yesterday.
  1. organizar - to organize
Organizo todos mis documentos. I organize all my documents.
  1. tomar nota - to take notes
Siempre tomo nota en las reuniones. I always take notes in meetings.
  1. preparar - to prepare
Preparo la presentación con tiempo. I prepare the presentation in advance.
  1. encontrar - to find
No encuentro el archivo en mi computadora. I can’t find the file on my computer.
  1. responder - to respond
Respondí todos los correos esta mañana. I responded to all the emails this morning.
Building your Spanish workplace vocabulary sets you up for success in professional settings. Plus, it’s a great way to practice grammar naturally as you use nouns and verbs together. Keep this guide handy as you navigate your job in Spanish!
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Last updated: Thu Jun 12, 2025

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